사무관리규정 시행규칙

①문서에 쓰이는 용지의 색깔은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 흰색으로 한다.

②문서는 용지의 위부터 30밀리미터, 왼쪽부터 20밀리미터, 오른쪽 및 아래부터 각각 15밀리미터의 여백을 두어야 한다.

③문서에 쓰이는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

①결재권자가 영 제12조제1항 각호에 해당하는 문서를 결재한 때에는 관인관리자는 관인으로 문서에 간인하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

②영 제12조제3항의 규정에 의한 전자문서의 간인은 다음 각호의 1의 방법에 의한다.  <신설 1999. 9. 2.>

①문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 각각 표시하되, 2장이상으로 이루어진 문서중 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서의 경우에는 문건별 면수를 당해 문건의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시하고, 문서철별 면수는 당해 문서철의 첫번째 면에서 시작한 그 면의 일련번호만 표시한다.

②문건별 면수는 위로부터 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수를 부여하여야 하며, 문서철별 면수는 표지와 색인목록을 제외한 본문부터 시작하여 면수를 부여한다.

③동일한 문서철을 2권이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권 마지막 면수 다음의 일련번호로 시작하며, 이 경우에도 표지와 색인목록은 면수 부여 대상에서 제외한다.

④문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크등으로 표시한다.

① 삭제  <2003. 7. 14.>

② 삭제  <2003. 7. 14.>

③ 삭제  <2003. 7. 14.>

④문서에 서식ㆍ금전ㆍ유가증권ㆍ참고서류 기타의 물품이 첨부되는 때에는 본문의 내용이 끝난 다음 줄에 붙임의 표시를 하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지이상인 때에는 제10조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

⑤문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 영 제10조제2항의 규정에 의하여 아라비아숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 다음과 같이 한글로 기재하여야 한다.

⑥기안문 및 시행문에는 가능한 한 행정기관의 로고ㆍ상징ㆍ마크 또는 홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.  <신설 2003. 7. 14.>

①기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. 다만, 전자문서인 경우에는 두문ㆍ본문ㆍ결문 및 붙임으로 구성하거나 표제부와 본문부로 구성할 수 있으며, 표제부와 본문부로 구성하는 경우에는 표제부는 두문, 본문의 제목 및 결문으로, 본문부는 제목ㆍ내용 및 붙임으로 구성한다.  <개정 1996. 5. 28., 1999. 9. 2., 2003. 7. 14., 2010. 4. 1.>

②제1항제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호안에 업무를 처리할 보조기관 또는 보좌기관의 직위를 쓰되, 보조기관 또는 보좌기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당과장 등으로 쓴다.  <개정 2003. 7. 14., 2007. 4. 5., 2010. 4. 1.>

③수신자가 많아 본문의 내용을 기재할 란이 줄어들어 본문의 내용을 첫 장에서 파악하기 곤란한 경우에는 두문의 수신자란에 “수신자 참조”라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시하며, 수신자가 없는 내부결재문서의 경우에는 두문의 수신자란에 “내부결재” 표시를 하여야 한다.  <신설 2003. 7. 14., 2010. 4. 1.>

④제2항의 규정에 의한 수신자기호는 중앙행정기관(합의제행정기관을 포함한다), 특별시ㆍ광역시ㆍ도 및 특별자치도(이하 “시ㆍ도”라 한다)와 특별시ㆍ광역시ㆍ도 및 특별자치도 교육청, 「공공기관의 운영에 관한 법률」에 따른 공공기관 중 행정안전부장관이 필요하다고 인정하는 공공기관 등은 행정안전부장관이, 각급 행정기관의 소속기관은 상급기관의 장이, 행정기관내의 보조기관 및 보좌기관은 당해 행정기관의 장이 정한다.  <개정 1996. 5. 28., 1999. 9. 2., 2003. 7. 14., 2008. 3. 4., 2008. 9. 2.>

⑤행정기관의 장은 제2항의 규정에 의한 수신자기호와 제2조제1호의 규정에 의한 기관번호를 연계하고, 기관번호의 생성ㆍ폐지ㆍ변경 등의 내력이 관리되도록 하여야 한다.  <신설 2003. 7. 14.>

⑥제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서로써 표현하고자 하는 뜻을 쉬운말로 간략하게 작성하되, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니된다.

①문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 “끝”표시를 하며, 첨부물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

②본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 “끝”표시를 하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

③연명부등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후 “끝”표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 “끝”표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음칸에 “이하빈칸”표시를 하여야 한다.  <개정 1999. 9. 2.>

④ 삭제  <2003. 7. 14.>

①영 제14조제2항의 규정에 의한 기안문서는 별지 제1호의2서식, 별지 제3호의2서식(전자문서에 한한다. 이하 같다) 또는 별지 제3호의3서식(내부결재문서에 한한다. 이하 같다)에 의한다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

②대통령의 결재를 받아야 하는 경우에 사용하는 기안문서는 별지 제4호서식 또는 별지 제4호의2서식에 의하되, 특별한 결재절차에 사용하는 기안문서의 서식은 따로 정하여 사용할 수 있다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

③별지 제3호의3서식 및 별지 제4호의2서식은 보고서ㆍ계획서ㆍ검토서등 내부결재문서에 한하며, 시행문으로 변환하여 시행할 수 없다.  <신설 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

①영 제14조제4항의 규정에 의하여 기안한 문서는 당해행정기관의 장의 결재를 받은 후 관계행정기관의 장의 결재를 받아 공동명의로 시행하여야 한다. 이 경우 생산등록번호는 당해문서의 처리를 주관하는 행정기관의 생산등록번호를 사용한다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

②제1항의 규정에 의한 공동기안의 경우 발신명의 표시는 당해문서의 처리를 주관하는 행정기관의 장의 명의를 맨 위에, 관계행정기관의 장의 명의를 바로 밑에 표시하되, 관계행정기관의 장이 동일직급인 때에는 정부조직법의 규정에 의한 부ㆍ처ㆍ청의 순위에 따라 표시하고, 관계행정기관의 장이 동일직급이 아닌 때에는 상위직급의 행정기관의 장의 명의부터 표시한다.  <개정 1999. 9. 2.>

①영 제14조의 규정에 의하여 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명하고, 영 제15조제1항 및 제2항의 규정에 의하여 검토 또는 협조한 자는 해당란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명하되, 영 제15조제3항의 규정에 의하여 다른 의견을 표시하는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 1999. 9. 2., 2001. 2. 14., 2003. 7. 14.>

②영 제5조의 규정에 의한 처리과의 업무분장상 수개의 단위업무를 총괄하는 책임자(이하“총괄책임자”라 한다)가 있는 경우에 그 소관업무를 분담하고 있는 자(이하 “업무분담자”라 한다)가 기안한 때에는 총괄책임자의 검토를 거쳐야 하며, 총괄책임자가 기안한 때에는 업무분담자의 의견을 들은 후 영 제15조 및 영 제16조의 규정에 의한 검토ㆍ결재등을 받아야 한다. 다만, 총괄책임자 또는 업무분담자의 출장 등 부득이한 사유로 검토를 받을 수 없는 경우에는 이를 생략할 수 있으며, 검토자의 서명란에 출장 등의 사유를 명시하여야 한다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

③제2항의 규정에 의하여 총괄책임자 또는 업무분담자가 기안문에 대하여 검토등을 하는 때에는 기안문의 검토자의 서명란에 서명하되, 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 기안문의 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 2003. 7. 14.>

④영 제14조제5항의 규정에 의하여 기안문의 해당 직위 또는 직급의 앞 또는 위에 발의자는 ★표시를, 보고자는 ⊙표시를 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 발의자는 해당란에 ★표시를 하거나 발의자가 누구인지를 검색할 수 있도록 기안자ㆍ검토자 또는 결재권자의 직위 또는 직급란에 발의자 항목을 추가할 수 있으며, 전자문서로 결재하거나 결재권자에게 직접 보고하지 아니하는 경우에는 보고자의 표시를 생략한다.  <개정 2003. 7. 14.>

①영 제16조제2항의 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 서명하여야 한다.

②영 제16조제3항의 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 “전결”표시를 한 후 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 하며, 위임전결사항이 아닌 사항을 대결하는 경우에는 행정기관의 장의 결재란을 설치하지 아니하고 대결하는 자의 서명란에 “대결”표시를 하고 서명하여야 한다.

③제1항 및 제2항의 규정에 의한 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.

①결재권자가 영 제17조의 규정에 의하여 발신방법을 지정하는 때에는 기안문 본문의 마지막에 “암호” 또는 “음어”표시를 하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

② 삭제  <2003. 7. 14.>

①영 제18조의 규정에 의한 시행문은 별지 제1호의2서식 또는 별지 제3호의2서식에 의하여 작성한다. 다만, 수신자가 행정기관이 아닌 경우와 기타 특별한 사유가 있는 때에는 문서접수란을 표시하지 아니할 수 있다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

②영 제18조 단서의 규정에 의하여 시행문을 관보게재로 갈음하는 때에는 본문의 마지막에 “이 내용에 관한 시행문은 따로 보내지 아니함”이라고 써야 한다.

③제16조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해문서의 발신명의란에 관인(전자이미지관인을 포함한다. 이하 같다)을 찍거나 행정기관의 장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행할 수 있다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

④ 삭제  <2003. 7. 14.>

⑤행정기관의 장이 소속공무원 또는 소속기관에 단순업무에 관한 지시, 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보, 공지사항, 일일명령등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 행정기관의 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해문서를 시행한 것으로 본다. 보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서를 시행하는 경우에도 또한 같다.  <신설 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

①영 제21조제1항 단서에서 “경미한 내용의 문서”라 함은 일일명령등 단순업무처리에 관한 지시문서와 행정기관간의 단순한 자료요구ㆍ업무연락ㆍ통보등을 위한 문서로서 기안자가 결정한 문서를 말한다.  <개정 1996. 5. 28., 2003. 7. 14.>

②제1항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의표시의 오른쪽에 별표 9의 관인생략 또는 서명생략(보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 문서에 한한다)의 표시를 하여야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

③보조기관 및 보좌기관 상호간에 발신하는 시행문에는 보조기관 또는 보좌기관이 발신명의표시의 마지막 글자 위에 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다)하여 시행하되, 필요한 경우에는 소속공무원으로 하여금 발신명의인의 서명표시인을 찍어 시행하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 서명표시인을 사용하지 아니하고 전자문자서명ㆍ전자이미지서명 또는 행정전자서명이 자동적으로 생성되도록 하여 시행하여야 한다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

④군의 기관 상호간에 발신하는 문서중 경미한 내용의 문서는 일반행정을 담당하는 참모 또는 기관의 장이 따로 지정하는 자의 서명에 의하여 발신할 수 있다.

①처리과의 문서수발업무를 담당하는 자(문서과의 지원을 받아 문서를 발송하는 경우에는 문서과의 문서수발업무를 담당하는 자를 말한다) 또는 기안자는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 한다.  <개정 2003. 7. 14., 2008. 9. 2.>

② 삭제  <2003. 7. 14.>

③우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 행정안전부장관이 정하는 행정사무용 봉투에 넣어 발송한다.  <개정 1999. 9. 2., 2008. 3. 4.>

④인편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 기안문의 적당한 여백에 수신기관의 수령자의 소속과 수령일자를 표시하고 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인을 받아야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

⑤행정기관의 장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실ㆍ훼손 및 도난 방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.

⑥관인(전자이미지관인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 처리과에서 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 처리과의 문서수발업무를 담당하는 자 또는 기안자가 전자이미지관인을 찍은 후 처리과에서 발송하여야 한다.  <신설 1999. 9. 2., 2001. 2. 14., 2003. 7. 14., 2008. 9. 2.>

①모사전송 또는 전신등의 방법으로 문서를 발신하는 때에는 통신보안에 필요한 조치를 하여야 하며, 모사전송으로 발신한 때에는 시행문을 그 기안문과 함께 보존하여야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 2003. 7. 14.>

② 삭제  <2003. 7. 14.>

①행정기관의 장은 보유하고 있는 컴퓨터에 대하여 비밀번호를 부여하여야 한다.

②정보통신망을 이용하여 문서를 작성ㆍ처리하고자 하는 자는 개인별 사용자계정(ID)ㆍ비밀번호 및 전자이미지서명을 별지 제6호의2서식에 의하여 등록하여 사용하여야 한다. 이 경우 비밀번호는 최초로 등록한 후 즉시 변경하여 사용하여야 한다.

③제1항 및 제2항의 비밀번호는 문서의 보호 및 보안유지를 위하여 수시로 변경하여야 한다.

① 삭제  <2010. 4. 1.>

②영 제23조제2항의 규정에 의한 접수인은 별표 11에 의하며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다. 다만, 별지 제1호의2서식 또는 별지 제3호의2서식을 사용한 경우에는 접수인을 찍지 아니한다.  <개정 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

③우편으로 발송한 문서를 접수한 경우에 발송자의 요구가 있는 때에는 별지 제7호서식의 공문서영수증을 보내 주어야 하며, 인편에 의하여 문서를 접수한 때에는 제26조제4항의 규정에 의하여 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명 및 행정전자서명을 제외한다) 또는 날인하여 영수의 표시를 하여야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 2003. 7. 14.>

④당직근무자가 문서를 받은 때에는 다음 근무시간 시작후 지체없이 이를 문서과에 인계하여야 한다.

⑤감열기록방식의 모사전송기로 보존기간이 3년이상인 문서를 수신한 때에는 당해 문서를 복사하여 접수하여야 한다. 이 경우 수신한 문서는 폐기한다.  <개정 1999. 9. 2.>

①문서과는 받은 문서가 2이상의 보조기관 및 보좌기관에 관련되는 때에는 그 관련성의 정도가 가장 높다고 판단되는 보조기관 또는 보좌기관에 보내야 한다. 처리과에서 직접 접수한 경우에도 또한 같다.  <개정 1999. 9. 2.>

②경유기관은 접수한 경유문서에 대한 검토를 마친 후 다른 경유기관의 장 또는 최종 수신자에게 경유문서를 첨부한 문서를 결재권자의 결재를 받아 경유기관의 장의 명의로 발송하여야 한다. 이 경우 경유기관의 의견이 있는 때에는 그 의견을 본문에 표시하거나 첨부하여 보내야 한다.  <개정 2003. 7. 14.>

③ 삭제  <2003. 7. 14.>

④제1항의 규정에 의하여 문서를 접수한 처리과는 당해 문서를 복사하여 관련 보조기관 또는 보좌기관에 처리과의 장(처리과가 소속된 보조기관 또는 보좌기관을 포함한다)의 명의로 이송하여야 한다.  <신설 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

①행정기관의 장은 접수한 문서에 형식상의 흠이 있는 때에는 그 문서의 생산등록번호ㆍ시행일자ㆍ제목과 반송사유를 명시하여 발신행정기관의 장에게 이를 반송할 수 있다.  <개정 2003. 7. 14.>

②처리과는 문서과로부터 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 인계받은 때에는 지체없이 문서과에 반송하여야하며, 문서과는 당해문서를 즉시 재배부하되, 문서과의 장이 지정하는 처리과로 보내야 한다.  <개정 1996. 5. 28., 1999. 9. 2.>

③처리과에서 직접 접수한 문서가 그 소관에 속하지 아니하는 경우에는 이를 지체없이 문서과에 보내어 해당 처리과에 배부하도록 요청하여야 한다.  <신설 1999. 9. 2.>

④행정기관의 장은 접수한 문서가 다른 기관의 소관사항인 경우에는 이를 지체없이 해당 소관기관의 장에게 이송하여야 한다.  <신설 1999. 9. 2., 2003. 7. 14.>

①영 제28조제1항의 규정에 의한 정부전자문서유통지원센터(이하 “센터”라 한다)를 관리하는 자는 센터의 시스템이 정상적으로 가동되도록 관리하여야 하며, 유통되는 전자문서 및 행정정보가 위조ㆍ변조ㆍ훼손 또는 유출되지 아니하도록 적절한 보호대책을 강구하여야 한다.

②센터의 관리자는 원활한 전자문서유통을 지원하기 위하여 필요한 경우 테스트문서를 발송하여 센터를 이용하는 자 간 정상적 문서유통여부를 확인하여야 한다.  <개정 2006. 3. 29.>

③센터의 관리자는 전자문서유통상의 장애가 발생하거나 시스템간 문제가 발생한 경우에는 센터 이용자에게 전자문서시스템 등의 관련 정보를 요청할 수 있다.  <개정 2006. 3. 29.>

④행정안전부장관은 영 제28조제1항 단서의 규정에 의하여 센터의 업무의 일부를 수행하는 행정기관에 대하여 기술적인 지원을 할 수 있다.  <개정 2008. 3. 4.>

⑤센터의 관리자와 센터 업무의 일부를 수행하는 행정기관의 전자문서유통지원업무를 담당하는 자의 역할 및 센터의 이용절차 등에 관하여 필요한 세부사항은 행정안전부장관이 정한다.  <개정 2008. 3. 4.>