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[일문일답] 내용증명은 효력이 있나요? 작성시 주의할 점은?

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1) 내용증명은 채권, 채무 등 권리의무 관계에 관한 사항, 채무 독촉이나 침해 중지 등을 요청하는 사항 등을 문서화하여 발송했다는 사실을 우체국에서 공적으로 증명하는 문서이다. 임대차, 근로관계, 계약관계, 불법행위 등 다양한 분야에서 광범위하게 활용되고 있다. 

2) 내용증명은 상대방에게 통보를 했다는 사실에 대해서는 증거로서 효력이 있지만, 내용증명에 기재한 사항이 진실하다는 점에 대해서는 효력이 생기는 것은 아니다. 쉽게 이야기하면 어떤 내용증명을 언제 보냈고 받았다는 점에 대해서만 효력이 있고, 그 안에 기재된 내용에 대해서는 효력이 없다는 의미이다. 특정 내용증명을 받고도 수령인이 그 내용증명에 답변하지 않았다고 해서 그 기재 내용을 상대방이 인정하는 것으로 추정하거나 간주하지 않는다. 

내용증명은 도달에 대해서는 법적으로 효력이 강력한바, 대법원 역시 보통우편으로 발송한 경우는 반송되지 않았다고 해서 당연히 도달된 것으로 추정할 수 없으나, 내용증명으로 발송한 경우에는 반송되지 않는 한 도달된 것으로 보고 있다.

내용증명 도달은 법적으로 특정사실의 인식의 전제가 될 수 있다. 예컨대 상표권 침해 사실을 내용증명으로 받았다면, 그 때부터 수령자가 상표권 침해에 대한 인식을 한 사람이라고 주장할 수 있고, 내용증명 도달일은 소멸시효 기간의 기산점 산정에서 활용될 수도 있다. 

3) 내용증명에 기재된 내용은 법정에 제출되어 증거로서 활용할 수 있다. 예컨대 A가 내용증명에서 특정한 권리를 주장했을 때 이를 수령한 B가 다시 내용증명을 보내 A가 주장한 사실을 전부 인정하고 합의를 시도했다면 그러한 사실이 있다는 점에 대해서는 유효한 증거로서 활용될 수 있다. 

더불어 내용증명에 일정한 법적조치를 취하겠다는 내용을 기재해서 수령인에게 심리적 압박을 가하는 용도로도 활용되고 있는데, 이런 점에서 소송의 전단계의 경고 수단으로서 널리 이용되기도 한다. 실제 내용증명을 통해서 합의가 이루어지고 분쟁이 종결되는 경우도 많다. 

또한 특정한 경우에는 의무적으로 서면의 형식으로 권리를 행사해야 하는 경우가 있는데, 이때에도 내용증명은 유효적절하게 활용될 수 있다. 

4) 내용증명을 보낼 때 주의할 점도 있다. 내용증명에 허위의 내용을 기재하여 예컨대 권리관계의 채무자 외 제3자에게 발송한 경우, 경우에 따라서는 업무방해나 명예훼손 등의 불법행위가 될 수 있으므로, 채무자 외의 제3자에게 발송한 경우에는 그 내용의 선택이나 표현 등에 신경을 써야 한다. 물론 채무자에게 보낼 때에도 과격한 표현이나 허위 사실 기재를 피하는 게 여러 모로 바람직하고 법적으로도 바람직하다. 

통상 내용증명에 채무자의 이행 기한을 넣어서 보내는 경우도 있는데, 이게 법적으로 '최고'로서 작용할 수도 있기 때문에 과도하게 짧은 기간 등을 기재하는 게 항상 좋은 것은 아니다. 

5) 내용증명의 기재 요령은 특별한 형식이 있는 게 아니므로, 발송인와 수령인의 인적사항이나 주소 등을 명확하게 기재하고 자유로운 형식으로 작성하면 된다. 내용은 권리관계에서 요구되는 핵심적인 내용을 포함하되 간결하고 명료하게 기재하는 것이 바람직하다. 

6) 내용증명은 보통 A4 지에 작성하며, 3통을 작성하여 우체국에 제출을 하면 우체국에서는 서신의 끝에 '내용증명 우편으로 제출하였다는 것을 증명한다'는 도장을 날인하고 1통은 우체국에서 보관하고 1통은 수령인에게 발송하며 다른 1통은 발송인에게 반환해 준다. 우체국이 내용증명을 발송할 때는 등기우편으로 발송한다. 

최근에는 인터넷 내용증명도 존재하는데, 인터넷 우체국(www.epost.go.kr)에서 보낼 수 있다. 인터넷 내용증명 문서는 시간에 구애받지 않고 24시간 내내 이용할 수 있고, 전자서명 및 위ㆍ변조 방지 등을 통하여 원본의 무결성을 보장하며 안전하게 내용을 증명하여 3년 동안 전자문서로 보관하므로 보관기간인 3년 이내 언제든지 인터넷상에서 해당 내용증명을 조회하거나 재증명받을 수 있다.